Extranet-Portal für Tyczka Totalgaz GmbH

Mit der steigenden Kundenanzahl stieg auch der Wunsch nach einem effizienteren Kundendialog. Das bisherige Extranet mit Kundenportal war technisch nicht mehr in der Lage den Anforderungen der Tyczka Totalgaz und seiner Kunden gerecht zu werden. Effektivitätssteigerungen im Kundenservice und die Integration von Drittsystemen waren im vorhandenen System nicht umsetzbar.

Nach intensiver Analyse und Prüfung der IT-Verantwortlichen überzeugten die entscheidenden Vorteile des Enterprise Content-Management-System (ECMS) „eZ Publish“ für die geplante Extranet-Plattform. Durch seine offenen System-Schnittstellen speziell zur Anbindung an das Enterprise Resource Planning System (ERP) von SAP, waren Investitionssicherheit und geringe Implementierungskosten für die verantwortlichen Mitarbeiter der Tyczka Totalgaz gegeben. Zusätzlich konnte eZ Publish sich bereits beim Relaunch von www.tytogaz.de gegenüber anderen Systemen durch ein umfassendes Portfolio an Mehrwerten beweisen.

Die Wunschziele waren klar gesteckt, die Kunden sollen ihre Anfragen schnell und einfach in der Produktauswahl treffen können, um dann in einem einfachen und effektiven Bestellprozess in das Warenwirtschaftssystem (SAP) von Tyczka Totalgaz münden.

Mehr Service und Komfort für Privat- und Geschäftskunden sind das Ergebnis. Konkret bedeutet das: Höchste Flexibilität, denn die Kunden können zu jeder Zeit auf ihren geschützten Bereich unter www.tytogaz.de zugreifen. Selbst von unterwegs ist der Zugriff jederzeit mit einem internetfähigen Handy oder dem neuen Apple iPAD auf das Extranet-Portal möglich.

Die online Bestellplattform ist einzigartig im Flüssiggas-Bereich für Tank und Flasche. Die Kunden haben erstmalig die Möglichkeit, online Flüssiggas-Flaschen palettisiert oder einzeln sowie Tankgas zu bestellen. Größter Wert wurde auf die bildhafte Produktdarstellung mit seinen zahlreichen Produktvarianten gelegt, welchen den Bestellprozess zum Kinderspiel macht. Spezielle Online-Kundencenter für Großabnehmer ermöglichen ein eigenes Bestellmanagement im geschützten Kunden-Login-Bereich. Auch die Zählerstandsmeldungen gelingen ab sofort mit ein paar Klicks. Der Datentransfer erfolgt in allen Fällen verschlüsselt und damit sicher.

Die Herausforderungen an die IT waren groß: Eine Echtzeitschnittstelle zum ERP System SAP mit folgenden Modulen schafft die Voraussetzung für die bequeme Bestellung der Kunden:

• Mittels komfortablem Materialkatalog,
• Der Online-Übertragung der Bestellungen ins ERP-System mit zeitgleicher E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden,
• Sowie der Online-Übertragung der Rechnungen im PDF-Format.

Zusätzlich besteht optional das Angebot einer Tourenbelieferung.

In der neuen Extranet-Oberfläche sieht jeder Kunde nur die Bereiche, die für ihn relevant sind. Das bringt einen schnellen Überblick und Zugriff auf Kunden individuelle Daten, wie zum Beispiel Rechnungsformulare oder andere zielgruppenspezifische Downloads. Großen Wert legte Tyczka Totalgaz auf die Bedienerfreundlichkeit des Systems: Animierte Erklärungen begleiten den User durch die Seiten mit z.B. Mouse-Over-Effekten, dabei bewegt man die Computermaus über einen Button, ein kleines Fenster öffnet sich und ein Text erläutert die Bedeutung.

Zusätzlich helfen kurze klare Video-Sequenzen, die Bedienung des Kunden-Bereiches anschaulich zu erklären.

In der nächsten Ausbaustufe sieht das Ziel die Einführung einer Disposition für Flaschengas-Lieferungen vor, so dass der Kunde ein Wunschlieferdatum eingeben kann und auch entsprechend beliefert wird. Die IT-Technik ist somit heute schon zukunftssicher aufgestellt, so dass sie auch bei einem Release-Wechsel der SAP ERP weiter verwendet werden kann.

Das bisherige Fazit für den CIO der Tyczka Totalgaz, Herrn Dominik Spannheimer, bestätigt die Entscheidung auf eZ Publish und die K3 Innovationen GmbH zu setzen: „Unsere bisherigen Erfahrung mit der K3 Innovationen GmbH als verantwortlichen Projektpartner haben sich auch im Extranet-Projekt bestätigt. Die Projektleitung durch die K3 Innovationen GmbH verlief während des gesamten Projektes reibungslos und ermöglichte eine fristgerechte Umsetzung.“

Die K3 Innovationen GmbH zeichnet für die Gesamtleitung und Realisierung des Tyczka Totalgaz Extranet verantwortlich.

Als Basis dienten mehrere Workshops mit den jeweiligen Projektverantwortlichen innerhalb der Tyczka Totalgaz. In der Folge vervollständigten ein Pflichtenheft mit Phasenkonzept, Milestones und Zeitplan, sowie wöchentliche Konferenzen das Projektmanagement. Projektleiter Christoph Kruppa koordinierte die interne und externe Zusammenarbeit mit den einzelnen Abteilungen der Tyczka Totalgaz, sowie weiteren Partner und Dienstleistern, wie der silver.solutions GmbH, Berlin, der Consinto GmbH, Nürnberg, sowie der msg systems AG, München/Ismaning. Vor der Freischaltung des Extranets wurden sogenannte „Friendly User-Tests“ umgesetzt, um im Vorfeld des Live-Betriebes direkte Rückmeldung von Kunden und Servicemitarbeitern zu erhalten.

Das Extranet-Portal ging am 16. April 2010 in den Live-Betrieb über.